Образец выставления счёта на оплату

Несмотря на отсутствие унифицированной типовой формы, в счете можно выделить следующие блоки:
1) ваши банковские реквизиты, которые нужны для оплаты
2) номер и дата счета
3) описание услуги / работы / товара, за которую вам должны заплатить
4) единица измерения, стоимость одной единицы
5) подпись ответственного лица и печать
6) дополнительные условия

В счете 6 условных блоков, рассмотрим на примере правила заполнения каждого из них.

1) Ваши банковские реквизиты.
Если вы не меняете банк каждый квартал (что было бы странно!), эта часть счета не меняется и остается постоянной долгие годы.

Банковские реквизиты могут меняться в счете, если вы:
— поменяли банк
— сам банк объединился / реорганизовался и у него поменялись реквизиты
— у вас несколько расчетных счетов и нужно регулировать денежные потоки

Если у вас меняется банк (или сам банк меняет реквизиты) — вам нужно обязательно уведомить всех ваших контрагентов. Уведомить стоит всеми доступными способами:
1) написать письмо по электронной почте
2) отправить заказное письмо с уведомлением о смене реквизитов
3) устно сообщать каждому заказчику

Если подойти к уведомлению формально, у вас могут остаться «белые пятна» — часть контрагентов не узнает о новых реквизитах и оплатить по старым — деньги уйдут на деревню дедушке.
Конечно, есть шанс, что ваш старый банк через неделю-другую вернет ошибочный платеж контрагенту — но зачем так рисковать? А если не вернет?

Если несколько расчетных счетов — скорее всего, вы регулируете денежные потоки, часть клиентов платит в один банк, часть — в другой. При выставлении счетов указываете нужный расчетный счет — и дело в шляпе!

2) Номер и дата счета
Тут все просто.
Дата счета — обычно это текущее число, хотя можно оформить счет задним числом.
Номер счета — любая удобная вам нумерация (со своей структурой), приведу несколько примеров.

Как не стоит делать:
— придумывать номера из головы: 1, 2, 22, 7, 33, 4, 8
— давать одинаковые номера: 1, 2, 3, 3, 4, 5, 6, 7, 7, 7

Все это вносит путаницу в бухгалтерские документы, приведет к бухгалтерским ошибкам и потребует проверок / перепроверок.

3) Описание услуги / работы / товара, за которую вам должны заплатить
Все на ваше усмотрение и по согласованию с бухгалтерией контрагента.

Можно коротко, можно подробнее или совсем подробно расписать услуги / работы в счете, например:
— оплата услуг по договору № 5458 от 01.04.2021 г.
— услуга по монтажу витой пары по договору № 5458 от 01.04.2021 г.
— аренда помещения по адресу: Москва, Веселый проспект, дом 13, офис 13 по договору аренды нежилого помещения № 5458 от 01.04.2021 г.

Почему формулировку стоит согласовать с бухгалтерией контрагента?
Эта формулировка из счета перекочует в акт / счет-фактуру / товарную накладную.
Если ваш контрагент — крупная компания, у них будут свои пожелания по формулировкам — лучше согласовать, чтобы потом не переделывать.

4) Единица измерения, стоимость одной единицы
Тут все просто — штука / час / коробка / метр и т.д. и стоимость одной штуки / часа / коробки / метра.

5) Подпись ответственного лица и печать
Подписывает счет генеральный директор / индивидуальный предприниматель или сотрудник по доверенности. Если подписывает не генеральный директор / ИП — то обычно рядом с подпись ставят штампы: кто подписывает и на основании чего.
Например, так: менеджер Иванов И.И. по доверенности № 114 от 05.06.2021 г.

6) Дополнительные условия
В этом блоке любая дополнительная информация, которую вы посчитаете нужным донести до контрагента:
— пункт о сроках оплаты счета
— пункт о подписи заказчика в получении оригинала счета
— требование о предоставлении доверенности при получении товара и т.д.

Для чего нужен счет на оплату и можно ли обойтись без него

Выставление счета предполагает предоставление исполнителем или продавцом покупателю или заказчику специального документа, в котором отражаются банковские реквизиты, а также поименный список товаров, работ, услуг с расшифровкой из единицы измерения, количества, цены за единицу и общей суммы.

Данный бланк при безналичных платежах оформляют как организации, так и предприниматели. Главное значение счета заключается в том, что на его основе происходит заполнение платежных документов, в частности платежного поручения.

Когда платежка поступает в кредитное учреждения для исполнения, работники банка проверяют содержание операции. Если назначение поручения будет содержать ссылку к счету на оплату или (и) договору, то у такого документа больше шансов быть исполненным в кратчайшие сроки.

Значение счета для продавца (исполнителя) также велико. С одной стороны субъект указывает куда именно должны перечисляться деньги за товары и услуги. С другой стороны, у счета существует период действия. Он определяет срок осуществления платежа, а также обязанность организации держать в резерве выписанные по счету товары.

Когда происходит оплата за товары, выписанные по счету заранее, это может позволить покупателю использовать свое право на покупку товара по старой цене, которая была до подорожания продукции.

Так как информация, указываемая в счете, содержится и в других источниках, например, в первую очередь в договоре, то он не является обязательным к оформлению документом. Поэтому стороны могут обойтись без выставления счета.

Однако могут возникать случаи, когда в заключенных договорах содержится условие о том, что оплата должна осуществляться на основании выставленного счета.

В таких ситуациях поставщик или исполнитель обязательно должны предоставить второй стороне счет. Оплата по этому документу плательщиком ведет к исполнению им его обязательств по платежам. Ведь счет устанавливает суммы и сроки исполнения обязательств. Счет является обязательным бланком и в случаях, когда в договоре отсутствует условие об общей стоимости сделки.

Довольно часто на практике встречаются ситуации, когда договорные отношения носят длительный характер, а в установленные промежутки времени одна сторона выставляет другой счет, который оплачивается. После этого первая сторона исполняет свои обязательства, а получатель платежа по завершении месяца подготавливает документы, подтверждающие факт его исполнения.

Первая часть — общие сведения

Эта часть содержит регистрационные данные:

• название;
• номер;
• дата;
• срок оплаты счета.

Обратите внимание на последнюю строку.

В условиях плавающего курса российского рубля по отношению к другим валютам меняются и условия поставки. Поэтому продавец имеет право указать количество дней, в течение которых счет действителен к оплате.

Можно ли выставить счет от физического лица?

Поскольку физические лица, не зарегистрированные как ИП, не платят НДС, а счет может быть выставлен только организацией или ИП с НДС, напрямую данная функция им недоступна.

Любая серьезная компания не станет оплачивать счет, выставленный физическим лицом, подставляя себя под налоги. Или придется оформить ИП/ЗАО/ООО, чтобы иметь возможность выставлять счета, или составлять с организацией договор на предоставление определенного вида услуг, а она производит оплату как физлицу за выполненную работу. Так что, с юридической точки зрения физическое лицо и выставление счета понятия несовместимые.

Информация о том, как получить копию ИНН физического лица через интернет, содержится в этой статье.Если вам интересно, нужно ли уведомление об открытии расчетного счета налоговой или других органов, узнайте об этом отсюда.

Как заполнить счет на оплату?

Шаблон счета на перевод денег не занесен в перечень унифицированных документов, утвержденных нормативами РФ. Поэтому, учреждение или ИП может разрабатывать свой вариант бланка самостоятельно, с включением в него необходимых реквизитов.

1. При выписывании счета на перевод суммы требуется включить следующие данные:

• Номер счета (считается с начала года) и время его заполнения.
• Наименование субъекта предпринимательской деятельности (продавца) с отображением его реквизитов.
• Те же сведения, что и в предыдущей строке – получателя.
• Данные о сделке с отображением названия, ед. измерения, количества, цены и суммы.
• Сведения об НДС.
• Время действия счета (при надобности).
• Подписи руководителя учреждения (ИП) и гл. бухгалтера (печать не обязательна).

Оформление счета не должно создавать каких-либо проблем, так его заполнение подобно оформлению любых деловых документов.

1. Реквизиты о получателе денег отображается в верхнем разделе бланка. Здесь отображается:

• Полное название учреждения
• ИНН и КПП Исполнитель (получатель)
• Банковские реквизиты
• Номер р/счёта.

1. Затем посередине строчки записывается наименование документа «СЧЕТ», его номер и время выдачи.
2. Потом заносятся сведения о получателе бланка (он же Заказчик): – тут можно отобразить только наименование учреждения.
3. В следующей части бланка заполняется сведения о выполненной операции с перечислением списка в табличной форме, где:

• В первой колонке таблицы записывается номер по порядку продукта или операции.
• Во второй колонке – наименование продукта или операции.
• В третьей колонке указывается ед. измерения.
• В следующей колонке отображается количество.
• Пятая колонка отображает цену ед. товара, работы
• И наконец в заключительной колонке проставляется сумма.

1. Если учреждение – плательщик НДС, то это отображается в бланке и заполняется значение. Для неплательщика НДС данная строка пропускается.
2. Ниже (справа) отображается итоговая сумма отпущенного товара или выполненных работ, и в конце итоговая сумма подтверждается прописью.

Все – бланк заполнен и направляется руководству для подписи.

Пример бланка счета на оплату

• Образец счета на оплату товараСкачать . (.docx 18Кб)
• Образец коносамента на оплату услуг Скачать . (.docx 15Кб)
• Пустой бланк документа без НДС Смотреть . (.docx 12Кб)
• Пустой бланк С НДС Скачать . (.docx 12Кб)

Нюансы

При выполнении работ или оказании услуг в строках «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» проставляется прочерк.

Строки «Плательщик» и «Грузополучатель» приобретают важную роль в случае, когда поставку товара или оказание услуг оплачивает головная компания, а их потребителем и получателем фактически является филиал. В таких случаях нужно правильно и без ошибок заполнить эти поля.

В случае, если у фирмы меняются банковские реквизиты, можно прямо на счете написать предупреждение об этом событии и приложить фирму-образец заполнения платежного поручения с новыми данными.