Pravo-76.ru

Юридический журнал
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Аутсорсинг услуг как выбрать провайдера и правильно заключить договор

Выбор ИТ-аутсорсера

Мир не идеален. Это же относится и к ИТ-услугам. Выход из строя одного из сервисов компании, будь то почта или телефония может парализовать работу всего отдела, офиса и даже филиала. Именно для минимизация последствий сбоев инфраструктуры, в каждой компании есть ИТ-служба ( собственная или на аутсорсе). От эффективности ИТ-службы зависит стабильность и развитие компании.

Лучше всего понятие «развитие» описывается в «цикле деминга» — цикле постоянного самосовершенствования.

Состав цикла:

  • Планирование
  • Действие
  • Проверка
  • Корректировка

«Цикл Эдварда Деминга» лег в основу методологии ITIL — методики управления ИТ-подразделением в компании. ITIL описывает лучшие из применяемых на практике способов организации работы подразделений или компаний, занимающихся предоставлением услуг в области информационных технологий.

Поэтому при выборе партнера или подрядчика по ИТ-обслуживанию, стоит ориентироваться на те компании и тех людей, которые знают и понимают эти принципы, потому что качественное ИТ-обслуживание — это непрерывный процесс улучшения и совершенствования, а не решения задач “по-факту” и устранения сбоев.

Рисунок 1 — Цикл Деминга Шухарта

Аутсорсинг программного обеспечения

В сфере аутсорсинга разработки ПО есть несколько главных аспектов, которые потребуется согласовать и утвердить с аутсорсером. Руководство клиентской организации должно убедиться, что выбранный им разработчик видит проект так же, как и оно, имея определенные заранее цели, что однозначно поможет заложить основу для будущего сотрудничества.

Ключевые моменты, которые следует принимать во внимание, выбирая поставщика услуг при аутсорсинге программного обеспечения

Сначала нужно убедиться в том, что аутсорсер включает в проектно-сметную документацию все, что нужно для реализации проекта.

Основные фазы процесса разработки:

  • проведение разностороннего анализа или создание спецификации
  • непосредственно проектировка
  • создание макета
  • разработка архитектуры и дизайна
  • создание кода программного приложения
  • документирование созданного кода
  • тестирование ПО
  • процесс развертывания кода на сервере заказчика
  • обслуживание
  • проведение обучения персонала клиентской организации

В случае, когда какой-либо из перечисленных этапов отсутствует, необходимо согласовать с аутсорсером порядок и форму ответственности. Это поможет заказчику понять, что он может ждать от поставщика услуг.

Не следует игнорировать техническую спецификацию, если аутсорсинговая фирма рекомендует создать ее. Разработка технической комплексной спецификации проекта поможет существенно уменьшить расходы заказчика в долгосрочной перспективе. Также в процессе выполнения спецификации разработчик четко поймет, что необходимо включить в финишную версию нового программного обеспечения, а что — необязательно.

Технические спецификации не дадут разработчику затрачивать лишнее время и усилия на ненужные функции и позволят уменьшить число ошибок. Значение последнего показателя не следует преуменьшать: например, согласно исследованию Национального института стандартов и технологий США, ошибки в программах каждый год стоят экономике страны почти 60 миллиардов долларов. Даже в случае отдельно взятого проекта можно задуматься о подорожании, к которому приведет незначительная путаница или отсутствие какого-либо элемента во время разработки.

Конечно, заблаговременно предусмотреть все ошибки попросту невозможно, но четкие спецификации с самого начала позволят исключить ненужные функции и сэкономить финансы, которые при отсутствии спецификаций могли быть бессмысленно потрачены на решение неактуальных задач. По этим причинам, если аутсорсер рекомендует начать воплощение проекта в жизнь с создания технических спецификаций, не нужно считать, что таким образом он хочет заставить заказчика потратить лишние деньги. Наоборот, он как раз пытается помочь ему сэкономить.

Необходимо быть уверенным в том, что провайдер услуг строго документирует код. Ясность понимания программного кода очень важна для последующей настройки приложения или исправления возникающих в его работе ошибок. Не зная особенностей работы оригинальных разработчиков, можно просто бессмысленно терять время, стараясь обнаружить проблемы, выявить баги и определить, что уже было выполнено при реализации проекта.

Читать еще:  Как заполнить типовой договор оказания услуг 7 основных пунктов

Заказчику нужно убедиться в том, что аутсорсер будет формировать комплексную документацию, способную дать специалистам, которые будут работать с кодом в дальнейшем, точное представление обо всех особенностях процесса его создания. Для этого недостаточно будет нескольких разрозненных заметок: в проектной документации должно содержаться полное объяснение написания программного кода.

Нужно точно знать, что задействованные разработчиком активы не нарушают прав на интеллектуальную собственность, поскольку их нарушение далее может превратиться в достаточно серьезную проблему, требующую немалых издержек, особенно в том случае, когда программное приложение будет использоваться или продаваться для получения с его помощью финансовой выгоды. Это может повлечь за собой возбуждение административных и уголовных дел, судебные разбирательства и в итоге – денежные потери в виде крупных штрафов и удар по деловой репутации.

Но как же сделать, чтобы этого не случилось? Если провайдер услуги предлагает не создать проект, как говорится, с нуля, а воспользоваться купленным исходным кодом уже существующей программы, чтобы его переделать, нужно изучить все аспекты этого решения, чтобы не возникло серьезных проблем. Как этого можно добиться:

  • легально приобрести код у проверенного поставщика;
  • проследить, чтобы в договоре приобретения было четко указано, что можно делать с кодом: можно ли его изменять, чтобы после использовать в своем проекте, или возможно только распространение модифицированной версии;
  • нужно убедиться в том, что приобретенная разработка будет изменена в такой степени, чтобы ее можно было считать уже другим продуктом.

Разработка большинства проектов программ подразумевает как создание чистого кода, так и оригинального дизайна. Это значит, что клиент, выбравший аутсорсинг программного обеспечения, должен быть уверенным в том, что его подрядчик не будет пользоваться чужими идеями. Если разработчик хочет купить какие-либо изображения, заказчик вправе просто попросить того показать платежные документы. При использовании бесплатных изображений надо быть уверенным в том, что это не нарушит ничьих прав.

В то же время нельзя забывать о том, что новой программе придется конкурировать со многими другими. Если заказчик предполагает, что аутсорсинговая компания готова впоследствии разрабатывать аналогичное ПО для других клиентов, ему следует позаботиться о регистрации права интеллектуальной собственности. Соответствующие пункты должны быть внесены в договор, который будет заключен сторонами. Нужно внимательно ознакомиться с предложенным внешней организацией соглашением и при возникновении в этом необходимости проконсультироваться у юриста.

Нужно заранее узнать, станет ли разработчик помогать заказчику, когда проект будет принят. Ведь когда программ будет создана, клиенту могут потребоваться дополнительные консультации по вопросам, как пользоваться новым продуктом, и каковы его особенности, которые нужны учитывать при работе с ним.

Если приложение несложное, может хватить и оказания незначительной помощи дистанционно, через интернет. Если же программа более сложная, лучше договориться, чтобы во время сдачи проекта аутсорсер предоставил клиентской компании руководство пользователя, лучше с видео или подробными инструкциями. Готовность подрядчика оказать свою помощь персоналу заказчика очень важна, поэтому в процессе выбора поставщика услуги ИТ аутсорсинга данный аспект может стать дополнительным аргументом в его пользу.

  • Нужно наладить коммуникацию во время реализации проекта между клиентом и аутсорсерам. Постоянное общение помогает решать проблемы по мере их возникновения и даже предотвращать их. Лучше почаще общаться с командой проекта и держать под контролем самое важное, даже если ключевые моменты были оговорены ранее.
  • Читать еще:  Договор аутсорсинга на оказание услуг 2021 для физических лиц

    Как выбирать подрядчика?

    При выборе подрядчика нужно обратить внимание на несколько ключевых моментов:

    1. Команда и квалификация специалистов.

    Если речь идет о поддержке средних и крупных решений, то для них, как и на этапе внедрения, могут потребоваться специалисты разных компетенций: консультанты, программисты, аналитики. Выбирая подрядчика, нужно обратить внимание на квалификацию его специалистов. Она должна соответствовать требованиям проекта. Наиболее надежный способ – конечно же, референсы от существующих клиентов.

    2. Открытость в документировании и формализация рабочих процессов.

    Подрядчик должен обеспечивать документирование, приоритизацию и регистрацию всех входящих заявок и возможность контролировать текущую ситуацию со стороны заказчика в любой момент (как минимум, подрядчик должен иметь собственную Service Desk-систему, либо должен использовать Service Desk-систему заказчика). У аутсорсера должна быть отлаженная методология, что гарантирует требуемый уровень сервиса. Под методологией следует понимать, в том числе, регулярную и прозрачную отчётность. А наличие отраслевых сертификатов, например, ISO 20000, в определенной степени гарантирует наличие отлаженной внутренней технологии работы.

    3. Отраслевая экспертиза

    Все компании, предоставляющие профессиональную поддержку, перед началом оказания сервиса «знакомятся» с системой, которая будет сопровождаться. И если у аутсорсера уже есть специалисты, знакомые со спецификой предприятия или опытом работы в близкой отрасли, то, безусловно, совместная работа будет более эффективной.

    4. Размер компании

    Не следует пытаться сэкономить и найти наиболее дешевого подрядчика, которым например, будет небольшая региональная компания. Сопровождение решения для среднего или крупного заказчика — бизнес-критичная задача, а мелкая компания часто просто не в состоянии обеспечить требуемый уровень сервиса, особенно в каких-то критических ситуациях. Поэтому следует выбирать поставщиков, которые в случае необходимости могут быстро усилить свою команду и решить критичные задачи в минимальное время.

    Потенциалы и ограничения

    Аутсорсинг предоставляет возможности для снижения затрат и изменчивости постоянных затрат при одновременном повышении качества, снижении сложности процессов и сосредоточении ограниченных ресурсов на основной деятельности.

    Пределы ограничений возникают в результате потери контроля, возможных зависимостей от внешнего поставщика, необратимости решения об аутсорсинге в краткосрочной и среднесрочной перспективе, проблем интерфейса, проблем безопасности, потери ноу-хау или проблем с мотивацией в вашей компании.

    Как правильно заключать договор?

    Нужно обязательно оговорить ряд условий.

    • Порядок формирования стоимости услуг.

    Вы должны понимать, от чего она зависит, почему растет, как будет меняться в зависимости от вашего роста, и наоборот.

    • Кто в ауторсинговой компании принимает решение?

    Пропишите в договоре, с кем вы общаетесь в критичной ситуации, кто — руководитель проекта. Если его меняют, вас обязаны уведомить об этом на следующий же день. Также у вас должно быть право поменять руководителя проекта. В нашей компании и этот момент есть в договоре.

    Пропишите скорость ответа на письма. Например, «Срочно» означает два часа на ответ. «Важно» — восемь часов.

    • Выход из договора.

    Пропишите пошагово, что будет, если вы расстанетесь с аутсорсером. В какой срок компания выгрузит базу? Многие заказчики упускают этот момент, а аутсорсеры потом манипулируют и не возвращают данные компании (это возможно, если клиент не приобретал собственное ПО, а пользовался софтом аутсорсера).

    Заключение договора — процесс долгий и детальный. Но если вы проработаете его, вам будет удобно и комфортно.

    Стоимость

    Стоимость работ / услуг / персонала при аутсорсинге формально получается выше, чем стоимость выполнения этих работ силами своих сотрудников. Но на самом деле экономически выгоднее прибегать к аутсорсингу. Аутсорсер берет на себя выплату налогов, риски, связанные с простоем, болезнями, социальными выплатами персоналу, Он за свой счет подбирает персонал, обучает его, выплачивает компенсации при увольнении, оплачивает вынужденные отпуска при временном отсутствии заказов.

    Читать еще:  Сколько стоит договор дарения доли квартиры у нотариуса

    Если Вы решаете набрать персонал сами, то несете риски, что подобранные сотрудники не справятся с работами. Аутсорсеру Вы оплачиваете только выполненную работу.

    Ценообразование обычно строится по одному из трех типов:

    • Оплата по прейскуранту. У подрядчика, которого Вы нанимаете, есть публичный прейскурант, в котором указано, какой вид работ / услуга сколько стоит. Вы либо согласны с этой ценой и заключаете договор, либо торгуетесь и получаете некоторую скидку. Если скидка Вас устраивает, Вы идете на сотрудничество.
    • Оплата за нормочасы. Работа, которую должны сделать для Вас, не является типовой. Тогда подрядчик оценивает свои трудозатраты в человеко-часах. У него есть некоторая стоимость человеко-часа. Исходя из этих данных, подрядчик определяет стоимость. При этом стоимость для Вас не зависит от того, сколько реально времени потратит аутсорсер. Вы уже на этапе заключения договора оцениваете расписанные по проекту трудозатраты. Если они не представляются Вам завышенными, то соглашаетесь. Стоимость работ фиксируется в договоре на этапе его заключения.
    • Оплата за реально отработанные часы. Такая оплата применяется при кадровом аутсорсинге (аутсорсинге персонала). Подрядчик обязуется предоставить Вам персонал нужной квалификации. Он не несет ответственности за выполнение работ. Задачу предоставленному персоналу ставите Вы, контролируете его Вы, принимаете работу Вы. В этом случае Вы оплачиваете время, которое предоставленные сотрудники были заняты на Вашем проекте. То есть Вы оплачиваете время, потраченное на выполнение Ваших заданий, и простои, если таковые случаются в связи с отсутствием задач.

    Стоимость реально отработанного часа обычно в разы ниже, чем нормочаса. Но экономия обманчива. За нее приходится расплачиваться большими затратами управленческих ресурсов с Вашей стороны, низкой мотивацией привлекаемого персонала (нет ничего лучше, чем ходить к клиенту и ничего не делать), дополнительными рисками, которые ложатся на Вас. Прибегать к аутсорсингу персонала имеет смысл, когда Вам предстоит выполнение работ, не требующих особенной мотивации и поддающихся простому контролю, в начале работ их объем не ясен, а задачи туманны и будут проясняться по мере выполнения работ.

    Например, кадровый аутсорсинг полезен, если Вам надо набить в компьютер некоторое большое количество текста. Действительно, Вы знаете, сколько страниц в день может набить Ваш сотрудник. От привлеченного персонала Вы также требуете выполнения этого норматива. Эта работа требует усидчивости, но для нее не нужно сверхмотивации. Она не может быть выполнена намного быстрее и лучше сильно мотивированными людьми.

    Теперь вы знаете что такое аутсорсинг, какие виды бывают, чем он отличается от других способов помощи и как понять нужен ли он вам.

    Для успеха в любом деле важно провести предварительный анализ, уделить внимание всем плюсам и минусам взаимодействия со сторонними организациями, грамотно подойти к поиску надежного партнера-аутсорсера, четко распределить функционал, обязанность, зоны ответственности, результат, который вы хотите получить.

    Уделить тщательное внимание обучению сотрудников и системе контроля за действиями аутсорсера, по крайней мере, в самом начале работы.

    Успешного взаимодействия с компаниями аутсорсерами.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector